Bundan önceki 3 bölümde (1, 2, 3) zamanımızı iyi kullanabilmeye yönelik temel ipuçlarını sizlerle paylaşmıştım.

Üçüncü bölümde iç ve dış çeldiricileri, en önemli işlerin öncelikle yapılması gerektiğini ve multi-tasking yanılgısından söz ederek yazıyı sonlandırmıştık.

Birkaç temel öneriyi sunmadan önce çoğu uzmanın dile getirdiği EINSTEIN saatinden kısaca bahsetmek yerinde olacak. Çoğu zaman yönetimi otörü her insanın üretken olduğu, hızlı ve verimli iş bitirebildiği saatlerinden bahsetmekte. Bu saatler herkes için farklı olabilir. Örneğin, benim için saat 05:30 – 11:00 olan bu saat dilimi, bir başkası için akşam üstü ya da gece saatleri olabilir. Uzmanlar bu saatlerin en zor, en önemli işler için kullanılmasını öneriyor. Yani sizin önceki bölümlerde belirlediğiniz en önemli işleriniz, yaratıcılık gerektiren işleriniz mutlaka bu saatler içinde eritilmeli. Reaktif olan, yaratıcılık gerektirmeyen işler ise bu saatlerin dışındaki zaman dilimlerine bırakılmalı. Ben kendi adıma artık toplantılarımı hep bu verimli saydığım saatlerin dışında yapmaya özen gösteriyorum.

Bu süre içerisinde çalışırken genel olarak 45 – 60 dk lık çalışmalar için 10 – 15 dk’lık aralar verilmesinde yarar var. Bu aralarda bulunduğunuz yerden kalmak, dışarı çıkıp hava almak, çay kahve vs ile bir miktar zihninizi rahatlatıp tekrar yoğun bir şekilde işe odaklanmanın uygun olacağı söyleniyor. Yani özetle kendinizi çalıştığınız masaya, odaya hapsetmeyin.

İlk 3 bölümde verdiğimiz onlarca ip ucu yanında tabiki teknolojiden de yararlanarak bazı süreçleri daha ahenkli çalışacak hale getirebilirsiniz.

Bu noktada şu sözü hatırlamakta yarar var. “İyi bir çekiç sizi iyi bir marangoz yapmaz. Ama iyi bir marangoz daima iyi bir çekiç kullanır.”

Bu şu anlama geliyor, siz zamanınızı iyi kullanmak yönünde kendinizi geliştirmediğiniz sürece, piyasada kolaylıkla bulacağınız her türlü “en iyi ürün” size bir yarar sağlamayacaktır. Dolayısı ile önce zaman yönetimi ile ilgili temel noktaları iyi uygulayın, sonra bunu daha iyi yapabileceğiniz ve size en uygun olacağını düşündüğünüz ürünlerden yararlanın.

Burada geçtiğimiz 5 yıl içerisinde kullandığım bazı programların (applikasyonların) isimlerini ve kısa özelliklerini sizlerle paylaşacağım. Bunların hiç biriyle bir bağım olmadığı için iyisiyle kötüsüyle kendi deneyimlerimi buraya yazacağım. Bunlar tamamen benim görüşlerim. Programların iyi yada kötü olduğu ile ilgili bir çıkarıma sizi götürmesin. Hepsinin kendine has avantaj ve dezavantajları var. Bu programlar mobil cihazlarınızda (tablet, telefon vs) kullanabileceğiniz programlar.

Uzunca bir süredir not tutmak için uPAD programı kullanıyorum. Bunu bana ilk öneren Haldun olmuştu. Bunu günlük iş listesi yapmak için kullandığım zamanlar oldu ve oldukça başarılı bir program olduğunu düşünüyorum. Sadece serbest not almak için değil, okunacak dökümanlarınızı da buraya aktarıp üzerinde notlar almak mümkün. Bunları daha sonra başka platformlara pdf olarak aktarabiliyorsunuz.

Bir süre sanal bulut ortamında verileri topladığı ve tüm cihazlarımda senkronize olduğu için Evernote kullanmıştım. Bunu da günlük notlarım ve okumam gereken yazılar için kullandım. Herkes tarafından oldukça methedilen bu programı ben kendi sürecimde yeterince verimli kullanamadım nedense. Ama hala daha bazılarınız için çözüm olabileceğine inanıyorum.

Şu an artık tüm notlarımı (yapılacak işler, toplantı notlarım, öğrenci ve asistanlarımla ilgili notlarım) OneNote programında tutuyorum, şu ana kadar en etkin olarak kullandığım programın bu olduğunu söyleyebilirim.

Yukarıda saydığım programlar genel olarak not alma vs ile ilgili. Size herhangi bir şekilde uyarı verme, hatırlatma gibi bir fonksiyonları yok. Dolayısı ile bunun için kullanabileceğiniz takvim programlarını öneririm. Outlook, Google takvimleri bir çok ayrı takvimi bir arada bulundurma özellikleri açısından oldukça avantajlı. Bu takvim programları önemli işlerinizi, toplantılarınızı sizlere hatırlatma açısından oldukça yararlı. Outlook’u dekstop olarak kullanıyorum. Fakat tüm takvimleri birlikte görmek istediğim yer genellikle Apple’ın takvim uygulaması oluyor. Bu sanırım arayüzünü daha kullanışlı bulduğum için. Başka ek bir özelliğini kullandığım söylenemez.

Kısa bir süre bazı applikasyonları iş listelerimin takibi için kullandım. Açıkçası hiç birini yeterince kullanıcı dostu bulmadım. Hepsinin gerçekten çok hoş sayılabilecek özellikleri olmasına rağmen, bu özellikler ayrı ayrı programlarda, hepsini bir arada bulunduran bir applikasyon yok. Bu applikasyonlar Wunderlist, Workflowy, Trello, 30/30.

Tüm bu denemelerden sonra şu an notlarım için OneNote, işlerimler ilgili önemli uyaranları alabilmek için Apple Calendar (mobil cihazlarım için), Outlook (ofis bilgisayarım için), ve ne çok iş bitirdiğimin kaydı olsun diye Excel kullanıyorum. Bunların hepsini tek bir yerde toplayacak bir program ben bulamadım. Okuyucularımız arasında bilen, kullanan varsa paylaşmalarını rica ederim.

Son olarak çok sık kullandığım ve zaman yönetimi açısından önemli olduğunu düşündüğüm bir programdan bahsetmek istiyorum.

Bir çoğunuz kitap okumak istyorsunuzdur, fakat bir türlü zaman bulamıyorsunuzdur. Bende uzunca bir müddet bu şekilde zaman geçirdim ve başladığım kitaplar bir türlü bitemedi… Bu o dönemlerde zamanımı iyi kullanmayı bilmememden kaynaklı olsa da zamanla buna daha kolay çözüm olabilecek arayışlara girdim.

Bir kişi yıl boyunca yaklaşık 500 saatini araba içerisinde geçiriyormuş. Bunu İstanbul’da yaşayanlar için 3 ile çarpabiliriz belki. Sonuçta işe giderken, gelirken ya da eğlenmeye giderken, gelirken geçen zamanı düşündüğünüzde, bu değerli saatler etkin bir şekilde kullanılmalı diye düşünüyor insan. Sadece müzik dinleyerek, radyodaki sohbetlere dalarak geçmemeli bu süre diye düşünüyor insan. Her neyse, araba kullanmaktan nefret eden biri olarak hem bunu daha keyifli bir hale getirmek için, hemde direksiyonda geçip giden saatleri daha efektif kullanmak için sesli kitap arayışına girdim. Şu an haftada bir kitabı araba koltuğunda bitirme şansım oluyor. Bu kitapları okumak için evde ayıracağım zaman ise başka şeylere kalıyor.

Bunun için ben Kindle applikasyonunu sıklıkla kullanıyorum ve öneriyorum. Türkçe kitap ağırlıklı olarak hizmet veren başka applikasyonlar bulmak da mümkün (sesli kitap bunlardan biri mesela).

Sonuç olarak, zaman yönetimi her profesyonelin iyice anlaması ve uygulaması gereken bir uygulama. Zamanımızı iyi yönetmeden verimlilikten bahsetmek mümkün olmayacağı gibi, tükenme sendromundan uzak durmak da imkansız olabilir. Bundan önceki 3 bölümdeki (1, 2, 3) önerileri de okuyup konuyla ilgili hatırı sayılır temel bilgileri 3-4 dk içerisinde edinebilirsiniz.

Aşağıdaki kitapları konuyla ilgili çok daha detaylı bilgi edinmek için kullanabilirsiniz.