Kitapçı raflarında en sevmediğim bölüm kişisel gelişim kitaplarının olduğu kısımdır. İnsanların yaşadıkları, bilimsel olarak faydası gösterilememiş pozitif ve negatif deneyimlerin başka birine optimal fayda sağlama ihtimalinin düşük olduğunu düşünüyorum çünkü. Bugün bu nedenle uzun zamandan beri yazmaktan kaçındığım, ama çevreden gelen bildirimlerden gördüğüm lüzum üzerine yazmak zorunda hissettiğim bir konudan bahsedeceğim. Bu yazı, ALiEM’deki “How I work smarter?” başlığında geçen yazı dizisinin benzerlerinden birisi aslında, dolayısıyla yazacaklarım fazlasıyla bana özel ve subjektif olacaktır. Bana özel olmayan bir kısım var ki, bunu da zamanında Sigmund Freud hayatta başarıyı ve hayatın tadına varmayı anlatırken söylüyor: Hayatta mutlu olmak için sevmeye ve çalışmaya ihtiyacınız var. Eğer çalışmaya niyetiniz yoksa, çalışmadan da mutlu olunabileceğini düşünüyorsanız burada yazıyı okumayı kesebilirsiniz.

Aşağıdaki yazıyı, daha çok belli bir çalışma rutini olan ve akademik merakları olan birisi için yazdım, fakat herkesin karşılaşabileceği sorunları da ele almaya çalıştım. Herkes yaşamında belli işleri, istese de istemese de belli bir iş planıyla gerçekleştiriyor. Tamamen işsiz olan, hatta çalışmaya ihtiyacı olmayan birinin dahi gündelik belli bir iş akışı var. Bu akışa pasif olarak “maruz” kalmanız da mümkün, akışı aktif olarak yönetmeniz de. Eğer kendinizi rüzgarda sürüklenen yaprak gibi hissediyorsanız, önünüze yığılan işler dağ gibi büyüyor, buna karşın sadece oturup dizi izlemek istiyorsanız, İngilizce dilinde “procrastination” olarak ifade edilen erteleme huyuna sahipseniz, bunları okumanızda fayda var diye düşünüyorum. Başlayalım..

Giriş ve Temel Kurallar

• Öncelikle bir Gmail hesabınız olsun, bu gmail hesabınızın da mümkünse herkes tarafından anlaşılacak ve onaylanacak bir kullanıcı adı bulunsun. Gmail hesabınız olduktan sonra size atanmış olan bir bulut hesabınız da olacaktır. Alışmış olduğunuz başka bir mailiniz veya kurumsal mail aboneliğiniz varsa, bunları da Gmail’e yönlendirebilirsiniz. Bilgisayar ve telefonunuza kurun.
• Google Takvim uygulamasını kullanın. Başka takvim uygulamalarını da kullanabilirsiniz elbette. Böyle bir durumda telefonunuz ile senkronize olabilecek, güncellenen ve en önemlisi de komplike olmayan bir takvim uygulaması kullanmanız gerekir. Bilgisayar ve telefonunuza kurun.
• Wunderlist kullanın. Wunderlist, ücretsiz onlarca checklist / to-do-list aplikasyonundan biridir. Onlarcasını denemiş ve tekrar Wunderlist’e dönmüş birisi olarak kesin şekilde bunu kullanmanız gerektiğini söyleyebilirim, ücretsizdir. Bilgisayar ve telefonunuza kurun.
• Tablet kullanmayın. Eğer herhangi bir tabletiniz varsa, bunu oyun oynamaları için çocuklarınıza verin veya satın. Tablette yapacağınız şeylerin hepsini geniş ekranlı bir telefonla da yapabilirsiniz. Benzer şekilde anlık bildirim özelliğine sahip akıllı saat de kullanmayın. 
• Bilgisayar: Görme kapasitenize uygun ekranlı (12-13 inç) bir dizüstü bilgisayar edinin, mümkünse kolay çökmeyen ve Windows tabanlı olmayan bir bilgisayar olsun. Bilgisayarınızda hiçbir anlık bildirimi açmayın. Uzun süre konuşmanızı gerektiren bir anlık mesajlaşma uygulamasını, sadece konuşma anında aktif hale getirin. 
• Anlık Bildirimler: Telefonunuzdaki e-mail, banka ve normal mesaj dışındaki tüm anlık bildirim kaynaklarını kapatın. Bu konuda benim bildirimleri kapatamadığım tek uygulama Twitter ne yazık ki. Anlık bildirimler ve telefondaki cevaplanmamış bildirimlere cevap verme hastalığı çağımızın kanseri.
• Telefon kullanımı (Konuşma): Özellikle belli bir saatten sonra gelen telefonları cevaplamayın, bu saat herkese göre değişir. Bunun için IOS’ta “Rahatsız etme” seçeneği mevcut, mutlaka Android’de de buna benzeyen bir uygulama mevcuttur. Sadece çok önemli bir sağlık sorunundan ya da gerçek bir felaketten haberiniz olması için birkaç kişiyi favorilerinize ekleyip, onların sizi aramasına izin verin. Eğer nükleer enerji santrali yöneticisi falansanız yapabilecek bir şey yok; hastaneden ulaşılmam gerekli diyorsanız, sadece o zaman dilimine/güne özgü olarak telefonunuzu açın. Daha doğrusu kendinize zaman açın.
• Online mesajlaşma programları: Telefondaki Whatsapp dahil tüm online mesajlaşma programlarını sessiz moda ayarlayın. Birinin size mutlaka erişmesi gerekiyorsa size telefon edecektir zaten. İstediğiniz zaman bu programlara girip bakabileceğinizi unutmayın. Çok görüşmeniz gereken birileri varsa, Whatsapp dışındaki daha nadir kullanılan mesaj platformlarını kullanın.
• Telefonda e-mail: Telefonunuzda e-mail alıcısı sürekli etkin olsun. Çok gerekmedikçe insanlara telefondaki mail üzerinden cevap vermeyin. Mailleri telefon üzerinden sürekli kontrol ederek, gereksiz veya cevap vermeyeceğiniz mailleri hemen o anda telefon üzerinden silin. Geri kalanları da sadece okuyun ve bilgisayar başına geçtiğinizde ne yapacağınızı tasarlayın.

Kurulum:

Burası benim masamın üstü. Masanın üstünde dergi yok, kitap yok, küçük yapışkan not yok, duvara yapıştırılan akıl notları yok, kafa karıştırıcı nesne yok. Sadece anlık, hiperakut notlar almam için bir kağıt parçasını burada tutuyorum. İdeal olarak masa üstünüzdeki her şeyi atın, atmaya kıyamıyorsanız arşivleyin. Masanızın üstünüzde durmasın.

Önüme herhangi bir iş geldiğinde, bu işle ilgili olarak ilk yaptığım şey onu Wunderlist uygulamasına yazmak olur. Bu yazdıklarımı okuyan ve kendi iş planlamaları üzerine fazlaca kafa yormuş olan birçok kişi, Wunderlist’ten çok daha efektif kullanılabilecek to-do-list (yapılacaklar listesi) programları olduğunu söyleyecektir size. Doğrudur, işleri konulara göre kategorize eden, alt başlıklar açmanıza olanak sağlayan, dosya eklemenizi sağlayan vs birçok aplikasyon var. 

Kompleks çalışabilmek için basit planlamalar yapmalısınız. Yukarıda uzun uzadıya anlattığım ve “iş” deyip durduğum görevler, hayatımız boyunca belli kategorilerde bize gelir, ama onları kategori sırasıyla yapmayız. Elimdeki yazıyı bir dergiye göndermek, arabanın motorlu taşıtlar vergisini yatırmak, İstanbul’da bir kursun organizasyonu ile uğraşmak, iç pilav yapmak için kuş üzümü almayı unutmamak, bir tezi baştan sona okumak, haftasonu tatili için tren bileti ayarlamak, bir restoranda rezervasyon yapmak, istatistiğini yapacağım verisetini incelemek bir gün içinde ve muhtemelen üst üste yapmam gereken işleri oluşturur. Bu işleri ayrı kategorilerde göremem, hepsi kendi içinde ayrı öneme sahiptir. Wunderlist tam da bu basitliği sağlayan, işleri kategorize etmeksizin “Gelen Kutusu”na doluşturabileceğim bir programdır.

Wunderlist’i gün içinden başlayarak, o hafta içinde yapacağım bu “işlerin” planlaması için kullanırım. İçinde toplantılar, yazmam gereken yazılar, elektrikçiyi ne zaman aramam gerektiği gibi bana göre önemli notlar bulunur. Eğer yapacağım iş o hafta içinde bitiremeyeceğim kadar uzunsa, çok daha ileri bir tarihte bitirmem gereken bir işse ya da gerçekten yoğunluk içinde o işi o an düşünmek istemiyorsam işle ilgili notu Wunderlist’e değil Takvim’e yazarım. 

Kullandığım online takvim benim için uzun vadeli planlama gerecidir. Bunların içinde 4-5 ay sonra katılmam gereken bir toplantı-kurs da olabilir, doğumgünleri de, kış lastiklerini ne zaman çıkarmam gerektiği de.. Bunun dışındaki uzun vadeli planları da takvime yazarım, 2010 yılında takvimde 2015 yılına yazdığım notu, 2015 yılında uygulamışlığım vardır. O nedenle takvim hem orta vadeli bir hatırlatıcı işlevi görür, hem de ileriye dönük planlamaya izin verir. Burada rutin olarak tekrarladığım veya tekrarlamam gereken aktiviteleri yıllık veya tarihi belli olunca yazarken (örn. kongre tarihleri, apartman aidatı, yaz tatil planı), 5-6 yıl içinde halletmem gereken aktiviteleri aklıma geldikçe yazarım.

Her pazar gecesi, takvimde yer alan “rutin” işleri o hafta dilimi içindeki Wunderlist’e elle aktarırım. Wunderlist, Takvim uygulamasıyla link de kurabiliyor ama bunu uygulamıyorum. Neden sadece 1 haftalık yapıyorum peki? Wunderlist’i ben ileriye dönük olarak bir hafta içinde bir şekilde halletmem gereken işleri hatırlatması için kullanıyorum çünkü. Çok uzamış aylık listeler de yapılabilir, ama bunun sonucunda: (1) Daha uzun ve şişkin bir liste canınızı sıkıp sizi her şeyden soğutabilir. (2) Hayat dinamiktir, bir haftadan uzun süreli planları anlık uygulama listesine almak akılcı değildir.

Kurulumla ilgili bu kadar fazla konuştuktan sonra kabaca yapılması gerekenleri özetlersem: 

1. Uzun vadeli planları takvim uygulamanızda yapmak ve haftalık olarak (her pazar gecesi) Wunderlist’e iş listesi olarak geçirmek
2. Gün içi anlık notları mümkünse Wunderlist’e, değilse boş kağıda not alıp ardından Wunderlist’e aktarmak
3. Pazartesi sabahından pazar akşamına kadar Wunderlist’in haftalık iş akışını bitirmek ve yeni haftayı planlamak

İşleyiş (Kaynak kullanımı & Aciliyet)

Triajla ilgili konuları pek sevmem acilde, triaj sistemlerini konuşmayı da. Ama triajla ilgili olarak bir şeyler okumaya başladığımda ESI (Emergency Severity Index) dikkatimi çekmişti. Bildiğiniz gibi ESI, acil serviste kaynak kullanımına göre hizmet sunumunu planlayan bir sistem. Günlük hayatımızda da kaynak kullanımı önemli, “kaynak” ise verimli geçirmeniz gereken ve entelektüel çaba gerektiren işler, kaynak beyniniz kısaca. Bir de acil tıptan çok iyi bildiğimiz, “hocam ben daha acilim” diye sıraya girmeye çalışan işler var. 

Bir “iş” önüme geldiğinde onu mutlaka iş listeme (Wunderlist’e) yazar, zamanlamaya ise o işi 4 kategoriden birine sokarak karar veririm. Aşağıda yazılanları entelektüel çaba yerine “beyin” diyerek de okuyabilirsiniz:

• Entelektüel çaba gerektirmiyor ve acil
• Entelektüel çaba gerektiriyor ve acil
• Entelektüel çaba gerektirmiyor ve acil değil
• Entelektüel çaba gerektiriyor ve acil değil 

• 1. kategori (Entelektüel çaba gerektirmiyor ve acil): Özellikle pazartesi sabahına bir sürü işle başlamışsanız, acil servis ağzına kadar dolu ve iş üstüne iş yığılırken 1. kategori bir iş daha gelirse bu oldukça sıkıntılı bir durumdur. Acilde hasta baktığınız bir sırada evdeki musluğun patladığını öğrenmeniz ya da nöbet listesini hemen yapıp teslim etmeniz gerekliliği gibi örnekler verilebilir. Bu işi Wunderlist iş listenizin en üstüne yazabilirsiniz, hem beyninizi yormayacaksınız, hem de işi halledeceksiniz.        
• 2. kategori (Entelektüel çaba gerektiriyor ve acil): Yine acilde hasta baktığınız sırada, başvuruda bulunmak istediğiniz bir kuruma başvurunun son günü olduğunu öğrenmek bu tip bir iştir. Sıfırdan yepyeni bir dosya hazırlamanız gerekir, bunun için de kafanızı vermeniz gerekir. Mecburen yeni işi aynı gün işleri üstüne yazar, diğer işleri ilerleyen günlere kaydırmaya çalışırsınız. Bu iş gerçekten kafanızı vermeniz gereken bir işse, imkan el verdikçe gün içinde veya ertesi gün tekrar tekrar bakacak şekilde bir planlama da yapabilirsiniz. 
• 3. kategori (Entelektüel çaba gerektirmiyor ve acil değil): Kolay ertelenebilir bir iş gibi duruyor, ama aslında pek de öyle değil, daha doğrusu çok da ertelemeye gerek yok. Bu işi rutin çalışma takviminizin en yararsız, beyninizi yormayacağınız kısımlarına ekleyebilirsiniz. Rutin form doldurma işleri, banka EFT/havale işlemleri, bilet alma, rezervasyon işleri, çalışma formlarının dizayn edilip basılması, rutin maillere rutin cevaplar, makalelerde kaynak düzeltmeleri bu kategoriyi oluşturan temel başlıkları oluşturuyor. Bu işleri genellikle trende, havaalanında uçak beklerken ya da enerjimin tükendiği anlarda yapmaya çalışırım. Wunderlist’te haftanın günleri içine başlıkları bölüştürürüm.
• 4. kategori (Entelektüel çaba gerektiriyor ve acil değil): Bu kategorideki başlıklar; okumam gereken önemli makaleler, istatistiğini yapmam gereken yazılar, acilci net yazıları, dergilerden gelen revizyon istekleri, önemli telefon konuşmaları gibi “altın saatlerinizi” bulmanız gereken işler. Altın saatler insandan insana değiştiği için bunlara net zamanlama vermek de pek mümkün değil. Benim için altın saatler, hafta içi sabahlarının erken saatleri ile gece 22-02 arası.

Şimdi kategorilere ve zamanlamalara tekrar bakalım:

• Entelektüel çaba gerektirmiyor ve acil: Hemen yap.
• Entelektüel çaba gerektiriyor ve acil: Hemen yap veya 1-2 güne yay.
• Entelektüel çaba gerektirmiyor ve acil değil: Tüm haftaya yay.
• Entelektüel çaba gerektiriyor ve acil değil: Tüm haftaya, altın saatlere yerleştir.

Mail Kutusunun Yönetimi

• Mailinizin ayrıştırılmış bölmeler kullanmasına izin vermeyin, arşivleme için bölmeleri kendiniz oluşturun
• Bankalar dışında herhangi bir ticari kuruluşun size rutin mail göndermesine izin vermeyin, mail üyeliğinden çıkmaya çalışın, çıkamıyorsanız spamlayın. Gereksiz ve ısrarcı mail gönderenleri de spamlayın.
• Gelen kutusunda mail kalmasın; silin, arşivleyin ya da cevap verin. Gmail geçen yıl maillere erteleme özelliği de getirdi. 20 gün sonra takvime yapmam gerekiyor diye düşündüğünüz bir işi ya da mailinize iletilen ve bir ay sonra bineceğiniz bir uçak biletini bir ay sonraya ertelemeniz daha mantıklı olacaktır. Buna “zero inbox” yaklaşımı deniyor.

Zamanımı sonsuza kadar böyle mi yöneteceğim? Hayat iş başlıklarından mı ibaret?

Burada anlattıklarımın çoğu aslında subjektif deneyimler, bir kısmı modifiye edilebilir. Hayat iş başlıklarından ibaret değildir, ama geri kalan zamanda hayatınızda istediğiniz her şeyi yapabilmeniz için iş başlıklarınızı iyi planlayabilmeniz gerekir. Aksi halde karşınıza çıkan her yeni iş size “ittirilmiş” bir iş gibi görünür; neye evet, neye hayır demenizle ilgili fikir sahibi olmakta da zorlanabilirsiniz.

Yukarıda yazılanlar fazla subjektif, biraz obsesif, fazlasıyla renksiz öneriler gibi görünebilir. Hepsinin birçok alternatifinin mevcut olduğu da açık. Önemli olan bunları birebir uygulamanız değil, kendinize göre bir planlamaya ve motivasyona sahip olmanızdır. Bu şekilde iyi bir çalışma rutinine sahip olablir, kendinize de hayatta zaman açabilirsiniz.