Yoğun çalışan hekimler, asistanlar ve akademisyenler olarak zamanı iyi kullanmakla ilgili öğreneceğimiz çok şey var. Bu yazıyı okumadan önce serinin ilk yazısına mutlaka göz atmanızı öneririm (tıklayın). 800 kelimelik ilk bölümü 2-3 dk içinde kolaylıkla gözden geçirebilir ve bu yazıya daha hazırlıklı hale gelebilirsiniz.
Bu bölümde temel amacım sizlere bulunduğumuz ortam, beynimiz ve saatler ile ilgili zamanı iyi yönetmenize fayda sağlayacak bazı ipuçları vermeye çalışacağım.
Bulunduğumuz Ortamı Anlamak
Şimdi hepinizden gözlerinizi 1-2 dk boyunca kapatmanızı ve önemli işler için çalıştığınız masanızın üzerini hayal etmenizi istiyorum. Bunu bitirdikten sonra aynı şeyi bir de kişisel bilgisayarınızın masaüstü için yapın lütfen. Bunlar karşınızda ise harika…Hemen bakın.
Neler hatırlıyorsunuz, görüyorsunuz? Orada neler var? Hepsi cidden gerekli mi? Kolayca vazgeçebileceğiniz şeyler olabilir mi? Aşağıdaki örneklere benziyor mu?
Şimdi burada önemli olan konu ne? Bu kadar dağınıklık ve karışıklık, gerekli gereksiz eşya, kağıt vs dingin ve net düşünemememizin, dolayısı ile belirlenmiş bir zamanda belirlenmiş bir kalitede işi üretemememizin en önemli engeli olarak görülüyor.
Çözüm ne peki? Uzmanların önerisi bu yayıntılar için birer toplanma noktası yaratmak, hemde hemen. Hiç ayrım yapmadan çalışma masanız için bir, bilgisayar masaüstünüz için bir adet TOPLANMA NOKTASI yaratın. Bu çalışma masası için genelde bir kutu, bilgisayarınız için bir folder (dosya) oluyor. Bunların içine hiç ayrım yapmadan masanızın üzerinde ne varsa ayrım yapmadan herşeyi koyun. Bardak, çatal, dekandan gelen evrak, kalem, arkadaşınızın evlilik davetiyesi vs vs aklınıza gelen ne varsa olabilir. Masadaki herşeyi koyun. Bilgisayar masa üstünüz içinde aynını yapın, dosyanın içine herşeyi atın.
Bir başka deyişle masanızın üzerindeki kağıtlar, gereksiz malzemeler ve bilgisayar masastünüzdeki şeylerle romantik ilişkinize bir son verin.
Şimdi gözünüzün önünde şöyle bir tablo olmalı.
Masanız – Önce
Masanız – Sonra
Masa üstünüze konmuş toplanma noktası
Büyük kutunun içinde biraz önce yukarıda gördüğünüz masanın üzerindeki hemen herşey girdi. Çok önemli olan bazı şeyleri koymanıza gerek yok tabi, klavye, mause vs gibi… Bunun masanızın üzerinde de durmasına gerek olmayabilir. Odanızda rahatça ulaşabileceğiniz bir lokalizasyon da olması yeterli. Ben masa üstümde durmasını tercih ediyorum, çünkü elime geçen herşeyi düşünmeden içine atmak kolay geliyor. Bazı uzmanlar, daha küçük bir kutu daha edinip, hemen ihtiyacınız olabilecek şeyleri ona koymanızı öneriyorlar. Aynı şey bilgisayar masaüstünüz içinde geçerli.
Bilgisayar Ekranınız – Önce
Bilgisayar Ekranınız – Sonra
Şimdi diyeceksiniz ki ama bunların içinde çok çok önemli olan şeyler vardı, nasıl bulacağım şimdi ben onları? Onu ihtiyacınız olduğunda düşünürsünüz… Bilgisayarda bu kolay, arama yaparsınız çıkar karşınıza. Kutunun içine hiç bakmayın bile.
Peki bu kutuyu ve dosyayı ne yapacağız? Önerilen her hafta belli bir günün belli bir saat dilimizi o kutu içindekileri ya da bilgisayarınızdaki dosya içindekileri temizlemeye, yerleştirmeye, ya da onlarla ilgili hızla yapılabilecek şeyleri yapmaya ayırın. Ben perşembe günleri saat 14:00-15:00 arasını buna ayırıyorum, çünkü perşembe bulunduğum yerde haftanın son iş günü ve ofisten çıkmadan önce bu kutuları temizliyorum. Eğer dolu değilse (genelde önerilen %70 ve üstü olsun) ertelediğim de oluyor. Bu sizlerin bir çoğu için Cuma öğleden sonra 16:00-17:00 arası olabilir mesela.
Şimdi yukarıda 3 temel mesaj verildi
- Fiziksel ve digital masaüstünüzü temizleyin
- Bunlar için TOPLANMA NOKTASI oluşturun
- Toplanma noktalarınızı (kutu ve dosya) haftada bir temizleyin
Bu 3 maddeyle beynimize, zihnimize ciddi bir hareket alanı yaratmış oluyoruz. Artık bizi rahatsız edecek bir görüntü kirliliği yok karşımızda. Yeni fikirlere, yeni işlere tertemiz bir sayfa açarak başlamak gibi düşünün bunu.
Beynimizin İçinde Olanları Anlamak
Bu aslında kendimizi anlamak anlamına da geliyor. Öncelikle şunu düşünün nasıl bir ortamda daha üretken oluyorsunuz ve başarılı işler çıkarıyorsunuz. Odaklanmanız mı gerek, yoksa kaotik ortam sizin için farketmiyor mu? Acil servis hekimleri olarak kaotik ortamda kritik kararlar vermek bizim için alışılmış bir şey olsa da, burada konuştuğumuz daha çok akademik performanslar için.
Nasıl bir işiniz var yaratıcı mı olmanız gerekiyor ya da reaktif işlerle mi uğraşıyorsunuz. Aslında çoğu zaman acil serviste reaksiyon göstermemiz gereken, belli standart uygulamaları olan sorunlarla uğraşıyoruz. Fakat zaman zaman yaratıcı olmamızda kaçınılmaz. Fakat burada yine acil servis dışı ofis zamanlarından bahsediyoruz. Bu asistanlar ya da öğrenciler için daha kısıtlı bir durum tabiki.
Son olarak da beyniniz günün hangi vakti sizce iyi çalışıyor… Sabahları, öğleden sonraları, akşam ya da gece…
Nasıl bir çalışma şekliniz olursa olsun, bir şeyler üretebilmek için tıpkı masa üstünüz gibi zihninizin de temizlenmesi gerekiyor.
Bunun için önerilen ise aklınızda olan, yapmanız gereken, önemli önemsiz herşeyi bir yapılacaklar listesine dökmeniz.
Bunun illaki modern cihazlara, aplikasyonlara olmasına gerek yok. Basit bir kağıt, kalem bu işi en ideal şekilde yerine getirmeye yeter. Ben zaman zaman kalem, kağıt zaman, zaman da dijital oratama bu listeyi yapıyorum. Kağıda yazdıklarımı da fotograf çekip digital listeme ekliyorum. Sonra kağıtla işim kalmıyor.
Bu listeleme sabah uyandığınız saatlerde olabileceği gibi, akşam yatmadan önce de yapılabilir.
Genel olarak bu listeyi yapmak için harcadığınız her 1 dk size 10 dk lık kazanç olarak geri dönüyormuş. Uzmanlar böyle diyor. Örneğin sabah 10 dk bu liste için zaman ayırdınız. Gün içinde bu size 100 dk, 1.5 saatten daha fazla zaman kazandırdı… Bu cidden harika… Ben bu kadar zaman kazandırıyormu bilmiyorum, çünkü sürekli o listeye eklemem gereken yeni şeyler oluyor. Dolayısı ile artık takip etmiyorum kazandığım zamanı. Ama, zihnimde biriktirmem gereken yapacaklarım listesinin beynimde olmaktansa fiziksel olarak yazılı halde karşımda durması inanılmaz bir rahatlık veriyor.
Uygulama
Şimdi elinize kağıt kalem alın ve bugün, bu hafta, ay… yapmanız gereken ne varsa yazın aklınızdan çıksın, gözünüzün önünde olsun.
Bu yazıda şu an 858 kelimeye ulaşmış… Kolay okunabilirlik açısından bu bölümü burada kesmek uygun olacak. Bir sonraki bölümde uygulamaya kaldığımız yerde devam edeceğiz.