Zamanı iyi yönetmekle ilgili bundan önce iki yazı yayınlamıştık. Bunlardan birincisine buradan, ikincisine ise buradan ulaşabilirsiniz. Her biri yaklaşık 3 dk içinde okunabilecek bu yazıları okuduktan sonra aşağıdaki ipuçlarını okumanızı öneririm.

İkinci yazı “Şimdi elinize kağıt kalem alın ve bugün, bu hafta, ay… yapmanız gereken ne varsa yazın aklınızdan çıksın, gözünüzün önünde olsun.” cümlesiyle bitmişti. Buradan devam edecek olursak. Önünüzdeki boş kağıda, ekrana, cep telefonunuza aklınızda yapılması gereken her ne varsa yazın. Örnek olarak, bu listede aşağıdaki şeyler olabilir;

1. Arabayı servise götür
2. Çocuğa forma al,
3. Yıldıraya email gönder
4. Cem’le Stephan’a mesaj at
5. Haldun’a makaleyi yolla
6. ACEM2017’ye presentasyonu hazırla
7. Dekan’la toplantı
8. Yazılı sınavı organıze et
9. OSCE istasyonlarını ayarla
10. Acil servis nöbet
11. Teyzeni hava alanına götür
12. Mertle basketbol oyna
13. vs
14. vs
15. vs

Gibi birbiriyle ilgili ilgisiz ne varsa yazın aklınızdan çıksın ve zihninizi tamamen temizleyip onları fiziksel bir ortama aktarıp karşınızda görün.

Şimdi bu listedekilere kategori vermemiz gerekiyor. Şöyle ki;

A. Çok kritik olan maddeler – yapmazsanız sizin ciddi zarar görebileceğiniz önemli şeyler (Yukarıdaki listede mesela 7. madde böyle olabilir, belki 1…)

B. Kritik olan maddeler – yapmazsanız sizin ya da başkaları için bazı sıkıntılar doğurabilecek şeyler (6. madde, 10. madde, 8 ve 9 da olabilir)

C. Başkalarını mutlu edecek şeyler (2. madde mesela 3 ve 4 belki 5 de böyle olabilir)

D. Başkalarına yükleyebileceğiniz şeyler (mesela 11, taksiyle halledilebilir)

E. Eğlenceli şeyler (12. madde mesela)

Şimdi bu kategorilendirmeyi yaptıktan sonra hemen şunu hatırlatalım. A ve B kategorileri sizin en değerli işleriniz. Bunlara öncelik vermelisiniz.

Ama daha iyi karar verebilmek için bunların yanına daha bazı eklemeler de yapabilirsiniz. Mesela sizin için önem derecesi nedir? Yukarıdaki listede maddelerin yanına yazdığınız A-E vs kategorileri yanına bu yapılacak şeylerin yaratıcılık gerektitip gerektirmediğini yada reaktif işler mi olup olmadıkları not alın. Y yada R gibi kodlayabilirsiniz. Yaratıcılık isteyen işler sizin önceliğiniz olmalı. Mesela yukarıdaki listede, 1. madde tamamen reaktif bir işken 6. madde ciddi bir uğraş ve yaratıcılık gerektirebilir. Aynı şekilde 4. madde de reaktif bir iş olabilecekken, 9. madde ciddi emek isteyen ve yaratıcılık gerektiren bir iş olabilir. Bunu işin detayları belirleyecek tabiki ve bunları siz kendi listenizde zaten biliyor olacaksınız.

Sonraki adım önem derecesini belirlemek. 1’den 10’a kadar bir önem derecesi belirleyin. Bu neden önemli aynı anda 2 yada 3 adet A yada B’niz olabilir ve aralarından bir seçim yapmanız gerekir. Bu önem derecesi size bir miktar yardımcı olabilir bu noktada.

Hala bir beraberlik ya da karar verememe söz konusu ise, ek bir madde olarak işin ne kadar efor gerektirdiğini ekleyin. Buna da 1-10 arasında puan verebilirsiniz. Yüksek öneme sahip, yaratıcılık gerektiren, A ve B kategorisindeki işlerden hızlıca en az efor gerektireni bitirmek genel bir öneri mesela. Ya da efor gerektirecek birden fazla önemli işin varlığında bunları parçalara bölüp bitiş zamanları vererek bir planlama yapmak da ayrı bir seçenek.

Tüm bu faktörleri yerleştirip kağıtta maddelerinize göz attığınızda, emin olun, öncelik vermeniz gereken işler çok net karşınızda belirmiş olacak. Yapılacak işlerinizin öncelik sırasına sokulması size bir odaklanma sağlayacak. Listedeki tüm maddeler için şimdi sıra gerçekçi bir zaman vermekte. Bu zamanları verirken bazı şeylerin 2 dk’dan daha kısa sürebileceğini görebilirsiniz. Mesela 4. madde. Öneri şu ki, eğer listenizdeki herhangi bir madde 2 dk dan kısa sürecekse, hemen yapın ve listeden silin.

Şimdi birazda bazı önemli ipuçlarına değinmek istiyorum.

Bunlardan ilki çeldiriciler. Çeldiriciler deyince aklınıza ne geldi bilmiyorum ama eminim birden fazla şey gözünüzün önüne gelmiştir. Mesela telefonunuza gelen mesajlar, ekranızda beliren hatırlatmalar, odanıza çat kapı giren bir arkadaşınız, sosyal medya bağımlılığınız, vs vs. Genel olarak bu konudaki otörlerin belirttiği bir oran var. Uzmanlara göre bu çeldiricilerin %80’i içerden kaynaklı, yani sizden kaynaklı, sadece %20’si dış kaynaklı. O zaman öncelikle kendimizden kaynaklanan ve engelleyebileceğimiz bu çeldiricilere bir çözüm bulmalıyız. Ne yapalım? Öncelikle A ve B kategorisindeki işlerinizi yaparken telefonunuzdaki, ekranınızdaki tüm uyarıcıları kapatın, mümkünse telefonu kapatın. Kapınızı kilitleyin. Kapınız açıksa içeri girenlere nasıl davranacağınız ayrı bir yazı konusu olabilir tabiki. Ama özetle önemli işler yaptığınız saatler içinde veya dışında insanlara HAYIR YAPAMAM demeyi öğrenerek bu sürece başlayabilirsiniz.

Diğer önemli bir nokta Türkçeleştirince adı “GECİKTİRMEVİRÜSÜ” olan içinizdeki “POSTPONDAVIRUS” ile savaşmanız… Artık sonra yaparım, yarın yaparım demeyi bırakmanız gerekiyor. Yapılacak işlerle liste yapıp yukarıdaki önceliklendirmeyi yaparak bir şekilde yüzleşmeniz gerekiyor. Aksi takdirde, belki bir çoğumuzun geçmişte yaşadığı gibi, işin içinden çıkılamayacak durumlara geliniyor.

Şimdi gelelim aynı anda çok işi yapma (multi-tasking) meziyetine. Bunun başarıyla uygulanabileceği yerler var tabiki.

Gerçekte multi-tasking yapılan bir iş için oldukça önemli bir tehlike. Çünkü, yapılan işin süresini uzattığı yetmiyormuş gibi, stresinizi artırıyor ve üstelik işin kaliteside iyi olmuyor. Şimdi diyebilirsiniz ki – yok canım her zaman yaptığım şey, bir şey de olduğu yok. Tabi burada yürürken sakız çiğnemekten bahsetmiyoruz. Yazdığınız önemli bir makalenin en can alıcı noktasındayken, ekranınıza gelen email uyarısı ile bölünmek ve ona cevap verirken makaleyi bir yandan okumak, ya da telefonla birilerine bir şey anlatmak vs gibi ciddi bölücü şeylerden bahsediyoruz. Bu örnekler size basit gelmiş olabilir. O zaman aşağıda vereceğim pratiği yaparak siz karar verin.

Cümle: Zaman yönetimi

Rakam: 12345 678910111213

İhtiyacınız olan şeyler: kronometre (telefonunuzda var), boş bir kağıt ve kalem.

Şimdi ilk olarak

1. Kronometrenizi açın ve çalıştırın
2. boş bir kağıda önce Zaman yönetimi sonra altına 12345 678910111213 rakamlarını yazın
3. Bitirdiğinizde kronometreyi durdurun ve zamanı kaydedin

Şimdi sıra başımızın belası multi-tasking pratiğinde.

1. Kronometrenizi açın ve çalıştırın
2. Boş bir kağıda cümleden 1 harf rakamdan bir harfi alt alta yazarak yani Z altına 1, a sonra altına 2, m sonra altına 3 vs şeklinde ikisinide tamamlayın bittiğinde cümle ve rakamlar kendi içinde sıralı olmalı yani üstte cümle “Zaman yönetimi”, allta yazı “12345 678910111213” şeklinde görünmeli.
3. Bitirdiğinizde kronometreyi durdurun, zamanı kaydedin.

Ortaya çıkan ürünü görmeme gerek yok, hepinizin 2. pratikte zamanı kesin daha uzun, yazı ve rakamlarınızın kalitesi normal yazdığınız gibi değil ve iki ayrı şeyi ki aynı kağıt üzerinde yaparkenki stresiniz ilk örnekten çok daha fazla oldu. Şimdi multi-tasking olayını daha iyi kavradığınızı düşünüyorum. Umarım bir an önce bırakırsınız.

Yazı şu anda 925 kelimeye ulaşmış. Devamını 4. ve son bölümde tamamlamak üzere hoşçakalın.