21.10.21’de Haldun Akoğlu tarafından güncellenmiştir.

Makalede sonuç bölümü nasıl yazılır? Referans ekleme ve benzeri konular daha önce acilci.net sayfalarında tartışılmıştı. Bu yazımızda yazılan bir makalenin akademik bir dergiye nasıl gönderileceği veya yükleneceği, ayrıca bu süreçte derginin bizden hazırlamamız için talep ettiği bölümlerden bahsedilecektir.

Akademik bir dergiye ilk defa makale göndermek veya aylarca uğraştığınız tezinizin yayınlanması amacıyla bir dergiye yüklenmesi, bunu ilk defa yapan kişiler için sisli bir yolda nereye gideceğini bilememek ile eş değerdir. Bu aşamada dünyayı değiştirecek bir yazı da kaleme almış olsanız, başlık sayfası (title page), kapak mektubu (cover letter) gibi belirli sistematik koşulları sağlamadan yazınızı akademik bir dergiye gönderemezsiniz. Başlamadan önce birkaç tanımı bilmekte fayda var;

Hazırlık

Yazınızı göndermeden önce hedef seçtiğiniz derginin yazarlar için kılavuz bölümünü (Guide for authors veya Instructions to authors) iyi bir şekilde okumanız mutlaka önerilmektedir. Çünkü dergiler arasında da yazıların değerlendirme koşulları değişebilmektedir. Dergilerin bu bölümlerinde dikkat etmeniz gerekenler sıklıkla, yazı karakterinin seçimi, başlık sayfası, kapak mektubu ve başka nelerin yükleme sırasında zorunlu olduğu, ayrıca özetinizin kaç kelimeye kadar olması gerektiği, maksimum referans sayısı ve hatta derginin ilk değerlendirme sırasında ve/veya kabul sonrasında ücret talep edip etmediği gibi durumlardır. Bu yüzden bu bölümü dikkatli okumalısınız. Herhangi bir derginin, yazarlar için bilgi/kılavuz bölümünü eğer hayatınızda ilk defa okuyorsanız ve “Bu kapak mektubu da nedir? Başlık sayfası nasıl yazılır?” diyorsanız okumaya devam etmenizi öneririm.

Bu yazının amacı dergi seçimi olmasa da, makale gönderimi bölümüne geçmeden önce hedef derginizin, örneğin son sayısının, yazılarını gözden geçirmek faydalı olacaktır. Kaleme aldığınız yazının, dergi için uygunluğunu ve yayınlanan yazıların hangi formatta yayınlandığını kontrol etmek sizin yararınıza olacaktır.

Yine makale gönderimi ile ilgili bilmeniz gereken bazı kavramları bu aşamada bilmeniz gerekmektedir. Birincisi, çıkar çatışması (conflict of interest) kavramı. Yazarlar arasında çalışma sürecinde meydana gelen uyumsuzluklar veya sonuca ulaşmada ve/veya yorumlamada uyumsuzluk oluşması. Veya yazarlardan birinin çalışmanın sonucunu etkileyecek düzeyde kendisi, bir başkası veya bir kurumun çıkarları lehine karar verme ihtimali olması. Böyle bir durumun varlığı veya yokluğunu elektronik olarak sistem üzerinden yanıtlama yoluyla ve/veya kapak mektubunda yazı ile belirtmeniz istenecektir.

Diğer kavram finansal destek (funding) kavramıdır. Çalışma için aldığınız fonlar veya finansal desteklerin varlığı veya yokluğunu elektronik olarak sistem üzerinden yanıtlama yoluyla ve/veya kapak mektubunda yazı ile belirtmeniz istenecektir.

Yayın hakları devir formu (disclaimer/ copyright transfer form), yazının haklarını (yayınlama, dağıtım v.b.) hedef dergiye verdiğinize dair gerekli formdur. Her dergi için özel olarak hazırlanmıştır ve dergi sisteminden indirilir. Yazınızın başlığı, yazarlar ve yazar imzaları genellikle bu formda yer alması gerekmektedir. Yazının yükleme aşamasında sisteme yüklenir.

Yazar katkı formu (author contribution statement), bazı dergiler tarafından talep edilir. Dergi sisteminden indirilebilir. Her bir yazarın makaleye ne tür bir katkısı olduğu bu forma eklenip makale gönderme esnasında sisteme yüklenir.

Kapak mektubu/ön yazı (cover letter), sadece editörün görebildiği ve editöre yazınız hakkında bazı temel bilgilerin iletildiği bölümdür. Temel olarak dergi editörünün yazınız hakkında ilk bilgi ve ön yargıya sahip olacağı bölümdür. Yazınızın kabul veya reddini kesin olarak etkilememekle birlikte yazınızın değerini arttırabilecek veya azaltabilecek bir bölümdür.¹ Bu bölümde mutlaka olması önerilen alanlar şu şekildedir; Tarih, baş editörün ismi ve ünvanı, derginin ismi, yazınızın kısa sonucu ve hedef derginin okuyucuları için neden önemli olduğu, ayrıca yukarıda da belirttiğimiz şekilde yazıda herhangi bir çıkar çatışması olup olmadığı, finansal destek olup olmadığı ve mutlaka belirtilmesi gereken yazının daha önce başka bir dergide yayınlanmadığı ve aynı anda birden fazla dergide değerlendirme sürecinde olmadığı. Son olarak da sorumlu yazarın (dergi sistemine yazıyı yükleyen) ad-soyad, tam adres ve iletişim bilgileri yazının sonunda yer almalıdır. Örnek kapak mektubunu AŞAĞIDAN indirebilirsiniz.

Başlık sayfası (title page), yazınızın temel bilgilerini içeren bölümdür. En başta yazınızın tam başlığı, altında yazarların tek tek makalede yer alacağı sırasıyla tam isimleri, altında her yazarın kurum bilgileri, sorumlu yazar bilgileri, kısa başlık, özet ve makaledeki kelime sayıları, referans sayıları, finansal destek, çıkar çatışması ve yazar katkıları yine belirtilmelidir. Örnek başlık sayfasını AŞAĞIDAN indirebilirsiniz.

Son olarak yazınızı hazırlarken eğer makalenizde tablo ve figürler varsa, bunların formatlarının ve ayrıca başlıklarının veya açıklamalarının (figure/table captions and legends) uygun hazırlanması birçok editör için önemlidir. Bunların nasıl hazırlanması gerektiği hedef derginin yazarlar için kılavuz bölümünde belirtilmekle birlikte sıklıkla istenilen yöntem; makalenizde yer alan kaynaklar bölümünden sonra yeni bir sayfaya “Tablo ve Figür Başlıkları/Açıklamaları” başlığını attıktan sonra ilk önce tabloların, sonra da figürlerin başlıklarını alt alta girilmesidir. Burada amaç ek görsellerin veya bilgilerin toplu halde hakeme ve editöre sunulmasıdır. Tablolar genellikle ayrı bir word dosyasına kaydedilir. Her bir tablo alt alta yeni bir sayfaya eklenir ve o tablonun başlığı yine tablonun üst kısmında da belirtilir. Tabloların resim formatında değil “word tablosu” formatında sayfalara eklenmesi gerekir. Figürler ise sıklıkla orijinal dosya şekilleriyle ve mümkünse yüksek çözünürlükte (300dpi), görüntü kalitesi uygun (örneğin fotokopi olmayan) ve JPEG, PNG, EPS veya TIFF formatında hazırlanması beklenir. Dosya şekillerinin de başlıkları kendi sıralamaları ile aynı şekilde “Figür 1, Figür 2, v.d.” olarak kaydedilir.

Dergi Sistemine Giriş

Eğer, hedef derginin yazarlar için bilgi/kılavuz kısmını okuduysanız ve bu bölümde istenen gerekli hazırlıkları tamamladıysanız sonraki adımınız dergi sayfasında yer alan makale gönder (submit a manuscript/an article) kısmına girmektir. Bu bölümde dergi sistemine kayıt olmanız istenmektedir. Nadiren bazı dergiler mail sistemi üzerinden yazınızı göndermenizi talep eder. Eğer dergi seçiminde emin değilseniz mutlaka bu konuda tecrübeli birine danışmanız önerilir. Çünkü sahte/fake dergilere (predatory journals) rast gelmeniz oldukça yıkıcı olabilir.²³

Not: Görseller örnek olması amacıyla konulmuştur. Dergilerin website kullanımları ve yazarlardan makale yükleme için talepleri dergiler arasında değişebilmektedir.

Derginin yazar (author) paneline geçtiğinizde seçmeniz gereken kısım yeni makale gönder (start new submission) başlığıdır. Burada mutlaka dikkat etmeniz gereken bölüm ise her dergide makale yüklerken ilk seçmeniz gereken makale tipidir. Aşağıda makale tipleri yer almaktadır:

Makale tipini seçtiğinizde bundan sonraki kısımlarda sıklıkla sizden yazının tam başlığını (full title), kısa başlık (short title-orijinal başlığın anlaşılabilir kısaltılmış versiyonu), özetini (abstract) ve anahtar kelimeleri (keywords) sisteme yazarak girmeniz istenir. Ardından yazarları girmeniz gerekecektir. Burada gireceğiniz bilgiler yazarları tanımlar ve girdiğiniz yazar sıralaması makalede yer alacak olan sıralama ile aynı olmalıdır. Yani makalede yer alacak olan ilk yazar burada da ilk yazar olmalıdır. Diğer önemli kavram da, sorumlu yazar (corresponding author) kavramıdır. Makaleyi dergiye gönderen ve makale yazarları ile dergi yöneticileri arasında iletişim ve yazışmadan sorumlu olan kişidir. Yazar sıralamasında nerede olduğu önemli değildir. Yazı basıldığında, bu kişinin iletişim bilgileri yazıda yer alır.

Bazı dergiler yazınız hakkında sizden hakem talep edebilmektedir. Eğer yazınız gönderdiğiniz dergi için ilginçse fakat değerlendirmek için uygun hakemleri yoksa bu durumda sizin önerdiğiniz hakemlere yazınız gidebilmektedir. Bu nedenle önerdiğiniz hakemlerin, hedef derginin seçme olasılığına karşı, akademik ünvanı olan kişiler olması önerilir. Bir de bu kişileri dergiye hakem olarak önerdiğinizi iletmeniz sizin adınıza faydalı olabilir.

Makale göndermenin son kısmı ise kapak mektubunun, başlık sayfasının, referansları içeren tam metin makalenin, tabloların, figürlerin, hak devir formunun ve yazar katkı formunun sisteme yüklenmesidir. Bu bölümlerin sıralaması veya ekstra başlıkların talep edilmesi dergiler arasında değişiklik gösterebilmektedir. Diğer önemli noktalardan biri de, tam metin makalesinde sıklıkla yazarların tam ad ve soyadlarının (baş harfleriyle belirtilmeleri hariç) belirtilmesi istenmez. Bunun nedeni ise hakemlerin yazıyı değerlendirirken taraf (bias) tutmamaları gerekliliğidir.

Yayın kuruluna göndermeden önceki son aşama ise sisteme yüklediğiniz dosyaların son halinin pdf formatında sorumlu yazarca gözden geçirilmesidir. Birçok yazıda, son pdf gözden geçirme sırasında, hatalar fark edilerek tekrar yazarlar tarafından düzeltmeye gidebilmektedir. Son kontrol tamamlandığında ise yayın kuruluna gönder veya dosyayı onayla (approve manuscript) seçeneği ile uzun bir sürecin ilk başlangıcını atmış olursunuz.

Değerlendirme ve Revizyon

Bundan sonraki süreç ise maalesef sıklıkla bitmek bilmeyen bir bekleme süreci olarak karşımıza çıkmaktadır. Yazınızın ilk değerlendirme aşaması ön kontrol veya sekreterya kısmıdır. Burada yazınız dergi formatı açısından sekretarya tarafından değerlendirilir ve eğer eksik saptanırsa yazınız size geri gönderilir. Eksikler düzeltilerek tekrar yazınızı dergiye yüklemeniz gerekmektedir. Bu bölümde yeni bir makale yükleme sekmesini kullanmanız sıklıkla tercih edilmez. Eski makaleniz tekrar değerlendirme aşamasına alınır ve sizin buradan işlem yapmanız beklenir.

Bu aşamadan sonra editöryal değerlendirme yazınızı ya hakemlere gönderir ya da dergi için uygun olmadığını belirterek geri gönderir. Hakemlere giden yazı ise nadiren direk kabul edilir veya revizyon istenebilir. Bu aşama da diğer kritik noktalardan biridir, hakemler tarafından istenilen revizyonlar yazının büyük çoğunluğunun tekrar yazılmasına neden olabilir. Bazen de küçük değişiklikler yeterli olacaktır. Revizyonların uygun görülerek yapılması veya yazının bütününe uygun olmadığı gerekçesiyle yapılmaması yazarlara bağlıdır. Fakat her halükarda, revizyon mektubu (revision letter) yazmak yazarlar için zorunludur. Revizyon mektubunda her hakemin her bir yorumu için tek tek olumlu veya olumsuz bir cevap yazmak, yapılan değişiklileri tek tek belirtmek zorunludur. Yine ana metinde yapılan değişikliklerin sıklıkla renklendirilerek veya altı çizili olarak kayıt edilmesi ve tekrar yüklenmesi istenir. Bu aşamada makalenin yine dergi sisteminde “tekrar değerlendirme veya revizyon bekleyen” bölümünden devam edilerek yüklenmesi gerekir. AŞAĞIDAN örnek revizyon mektubunu indirebilirsiniz.

Makaleyi tekrar değerlendirmek üzere editöre gönderdiğiniz için ayrıca tekrardan revizyon kapak yazısı yazmanız gerekecektir. AŞAĞIDAN revizyon kapak yazısı örneğini indirebilirsiniz.

Yazınız doğru dergiye gönderilmiş ise veya yazınız hakemler tarafından değerli bulunursa çok büyük ihtimalle editör tarafından kabul edilecektir. Makalenizin kabul edildiği maili uzun süreler emek verdiğiniz bir yazı için yüzünüzde oluşan ilk mutluluk ifadesi olacaktır. Yayınlanmadan önceki son adım ise düzeltme (proofreading/ proof correction) kısmıdır. Dergi teknik ekibi tarafından makale görünümüne sokulan yazı, son kontrol için sorumlu yazara gönderilir. Burada yazar, yazı hataları, tablo ve diğer hatalar açısından yazıyı son kez kontrol eder ve kişiye gönderilen yönergeler doğrultusunda talep edilen düzeltmeleri teknik ekibe iletilir. Bu aşamadan sonra yazıda değişiklik yapmak artık mümkün olmayacaktır. Sonrasında ise yazınız makale sırasına sokulup online baskı veya derginin son sayısına çıkarılır. İşte o an, hissettiğiniz gurur yüzünüzde okunacaktır.

Kaynaklar

Kenar JA. Dear Authors: We Do Read Your Cover Letters. J Am Oil Chem Soc. 2016;93(9):1171-1172. doi:10.1007/s11746-016-2889-3

Pamukcu Gunaydin G, Dogan NO. How can emergency physicians protect their work in the era of pseudo publishing? Turkish Journal of Emergency Medicine. 2018;18(1):11-14. doi:10.1016/j.tjem.2017.11.001

Pamukcu Gunaydin G, Dogan NO. A Growing Threat for Academicians: Fake and Predatory Journals. JAEM. 2015;14(2):94-96. doi:10.5152/jaem.2015.48569